Hayoung Jang

kakaowork

Role
UI + UX
Interaction Design
Visual Identity
Team
Hayoung Jang
Yoonseo choi
Duration
3months
(2021.09-2021.11)
Challenge

현재 카카오워크는 메신저앱에서 나온 협업 툴답게 채팅 기능이 특화되어 있다. 하지만 동료의 작업 상태를 실시간으로 확인하기 어렵고 프로젝트 전체의 작업 진척도 확인 또한 쉽지 않아 업무 효율성이 떨어진다. 또한 텍스트 위주 소통방식을 주로 사용하여 상대의 감정이나 분위기를 읽기 상대적으로 어렵고 직장 동료와 감정교류의 기회가 부족해진다. 관리자는 근무자가 성실히 업무에 임하고 있는지 확안하기 어렵다는 한계도 있다. 이런 문제들을 개선하는 방향으로 카카오워크를 리디자인 하고자 한다.

Objectives

• 업무가시화를 통한 업무 효율성 증가
• 근무태도 확인 시스템 추가로 업무 긴장감 유지
• 감정교류 증가로 인한 소속감 및 연대감 확장

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원페이지 구조와 버튼 보고 방식으로 시간 절약

한 페이지 안에 최소한의 업무 요소를 넣음으로 협업툴 이용 시 발생하는 클릭 수를 최대한 줄이도록 하였다. 업무 과정 속에 가장 많이 사용될 기능 순서대로 페이지 영역 크기를 차등 분배하였다. 공통의 정보 영역은 중앙에, 개인화된 정보는 우측 사이드에 배치했고 메세지로 업무 보고하기 보다는 할 일 영역에서 버튼 방식으로 보고하도록 설계함으로 업무 시 걸리는 시간을 줄이도록 하였다.

실시간 정보 공유로 업무 효율 향상

보드의 기능을 통해 프로젝트의 전체적인 진척도를 동료와 공유함으로 업무 흐름을 읽을 수 있게 하고 좌측 보드만을 위한 네비게이션 바를 추가함으로 한 번에 여러 프로젝트를 진행하더라도 보드 속 정보 가시성을 유지하게끔 설계하였다. 뿐만 아니라 동료의 근무 상황을 공유하는 신호등 컬러 UI를 넣음으로 활발히 근무하고 있는 지, 잠시 자리를 비웠는 지, 집중모드에 들어가 연락이 어려운 지 직관적으로 알 수 있게 하였다. 이는 관리자도 볼 수 있어 근무 태도와 관련한 업무 긴장감 유지에도 도움이 된다.

비언어적 표현과 함께하는 감정교류

텍스트 위주 소통 시 말의 의도를 잘못 이해할 가능성을 줄이기 위해 표정이나 뉘앙스가 함께 있는 이모티콘을 활용한 소통을 유도했다. 특히 업무에 대한 평가를 제대로 이해했는 지 의구심을 갖는 경우를 줄이기 위해 완료한 일에 대한 평가 기능에 이모티콘을 추가한 컬러링 메세지 기능을 넣었다.

01 Research

Research plan

협업툴 리디자인을 위한 필수적인 토대를 마련하기 위해 현 협업툴 시장과 사용자, 타 경쟁 협업툴에 대한 리서치를 계획을 세웠다. 직관적으로 드러니는 어려움뿐만 아니라 사용자의 바람, 불편함, 한계를 추론하고 그 목표를 파고들었다.

연구가 진행 상태를 유지하고 나중에 반응형 프로그램 디자인을 더 잘 해낼 수 있도록 하려면 연구 단계로 들어가기 전에 연구 계획을 세웠다. 연구 계획에는 연구 목표, 연구 질문, 가정, 방법론, 참가자 및 일정을 나열했다.

Research goals

  • • 협업툴 시장 상황과 발전 방향 정리
  • • 경쟁사 협업툴 장단점 비교분석 후 개선점 도출
  • • 협업툴 이용성에 대한 패인 요소 분석 후 서비스 보완점 찾기

Assumptions

  • • 협업툴은 국내 5000억 규보의 시장성을 가지고 있으며 실시간 협업에 초점을 맞춘 메세지형 협업툴과 업무관리도구를 통합한 올인원 툴 두 가지로 나뉘어진다. 업무 몰입도를 높여 딥워크를 가능하게 하는 방향으로 발전하고 있다.
  • • 쉬운 사용성과 실질적 업무단계의 축소, 프로젝트의 통합 가시성, 정보 저장, 외부업체나 사람의 접근성, 실시간 확인가능한 업무정보 업데이트가 협업툴 사용에 큰 영향을 키친다.
  • • 프로젝트 전체의 진척도의 시각화, 동료 업무 상황 공유, 비언어적 요소의 추가, 동료와의 감정교류 기회 확대 등을 보완한다.

Methodologies

  • • secondary research (market research, competitive analysis)
  • • primary research (user interview)

Secondary research

Market research

우리가 아는 것과 모르는 것을 구분하고 누가 주된 사용자인지 뿐만 아니라 최근 트렌드와 새로운 정보를 알기 위해 시장조사를 진행한다.

The marketability of collaboration tools

  • • overall : 전세계 협업툴 시장은 57조이고 국내는 5000억원 초기 시장을 형성했다.
  • • 미국 시장조사업체 마케츠엔마케츠에 따르면 전 세계 협업툴 시장 규모는 지난해 472억 달러 (약 57조원)에서 오는 2026년 858억 달러(103조원)로 성장할 전망이다. 숫자만 놓고 보면 불과 5년 만에 2배 증가한 셈이다. 국내 협업툴 시장은 약 5000억원(2021년 기준)으로 초기 시장 단계로 추정된다.
  • • 시스코 보안·협업부문 지투 파텔 부회장은 "머지않아 직원 98%가 재택과 현장 출근이 혼합된 하이브리드 업무방식을 채택하게 될 것"이라고 전망했다. 포스트 코로나 시대에도 협업 솔루션의 중요성은 쉽게 사라지지 않을 전망이다. 이런 흐름에 발맞춰 국내외 협업툴 시장을 조망했다.

Market segmentation

  • • overall : 협업툴은 기업 규모와 성격 등에 따라 선호 브랜드가 다르고 크게 두 가지로 나뉜다.
  • • 국내 스타트업의 경우 토스랩의 ‘잔디(ZANDI)’를 주로 사용하고 보안이나 연구협업에 특화된 특성 때문에 서울대, 카이스크, 기초과학연구원(IBS), 한국은행 등 공공연구 및 금융기관에서는 NHN두레이의 ‘두레이'를 이용한다. 국민 메신저 카카오톡의 영향력으로 카카오워크 또한 빠르게 점유율을 넓혀가고 있다.
  • • 현재 협업툴은 크게 두 가지 타입으로 나뉜다. 실시간 협업에 특화된 메세지형 협업툴과 업구관리 도구를 통합한 올인원(통합)형 협업툴이 있고 그 두 가지 타입은 서로 경쟁하며 각 장점을 강화시키고 있다.

Development direction

  • • overall : 업무 집중도를 높여 딥워크를 할 수 있게하는 공통의 방향으로 협업툴은 발전 중이다.
  • • 한정된 시간 내에 최대의 업무효율을 내기 위해서는 업무에 관계없는 방해요소를 차단할 필요가 있다.
  • • 실리콘밸리 기업들은 업무 목적과 방식에 따라 프레임워크를 세분화해 그에 맞는 다양한 협업 툴을 사용하고 있다.
  • • 그 협업툴은 크게 3가지 목적과 8가지 기능으로 분류할 수 있다.
  • • 목적은 내부 커뮤니케이션(internal communication), 외부 커뮤니케이션(external communication), 협업(collaboration)으로, 기능은 채팅, 화상회의, e메일, 캘린터, 파일공유, 노트, 업무 관리, 프로젝트 관리 등으로 구분한다.
  • • 2018년 6월 27일 슬랙에 시스템 장애가 발생하면서 몇 시간 동안 서비스 중단 사건이 벌어졌다. 그 때 슬랙을 사용하는 1만 2000명의 회사원을 대상으로 생산성 효과를 조사하던 레스큐타임(rescue time)은 슬랙에 접속할 수 없었던 시간에 오히려 직원들의 생산성이 향상된 것을 밝혔다.
  • • 잦은 알람과 ‘즉각적인 답변'에 대한 강방은 집중력 분산을 초래하는 한계도 분명하다.
  • • 한번 메시지 알림으로 깨진 집중력은 회복하기까지 평균 25분 걸린다.
  • • 생산성 분야의 구루 칼 뉴포트(Cal Newport)가 주장한 딥워크(deep work)라는 개념은 각종 기능의 컨버전스(convergence)흐름이 대두되는 것을 설명한다.
  • • 최상의 결과를 내려면 업무 맥락이 급격하게 전환되지 않게 함으로써 몰입을 유도해야 한다.
  • • 협업툴 관점으로 본다면 협업에 필요한 여러가지 기능이 통합된 툴을 활용하면 자연스럽게 컨텍스트 전한이 줄고 업무에 몰입할 수 있는 환경을 마련하 수 있다.

Competitive research

타 경쟁 협업툴의 장,단점을 비교 분석함으로 리디자인 방향을 결정한다.

jandi naverworks dooray
slack msteams zoom
trello clickup collabee

Positioning map

조사한 타 경쟁 협업툴의 분석 내용을 바탕으로 포지셔닝 맵을 구축하고 카카오워크의 수준 파악하고 보완 방향을 구체화시킨다. 사용자의 협업툴 선택에 중점적인 영향을 끼치는 사용성과 통합가시성을 두 축으로 두었다. 가장 중요한 보완 방향은 한 번에 알기 쉬운 UI와 클릭 수를 줄임으로 실질적인 작업단계를 줄이는 것에 있다. 이하 7가지의 협업 서비스 보완 방향를 정리하였다.

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Provisional persona

시장 조사에서 수집한 데이터를 이용하여 협업툴의 잠재 고객인 특정 유형의 사용자를 대표하기 위한 임시 페르소나를 만들었다. 이러한 페르소나는 인터뷰할 적절한 사람을 선별하고 인터뷰 내용을 정리하는 데에 도움이 된다.

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Primary research

User interview

협업툴 시장과 사용자에 대한 일반적인 이해를 바탕으로 더 깊이 파고들어 사용자와 실제 관계를 구축하고 1차 조사를 통해 사용자에 대한 직접적인 통찰력을 얻기 위해 인터뷰를 진행했다. 사용자 인터뷰 프로세스를 용이하게 하기 위해 인터뷰 가이드를 만들었고 19개의 개방형 질문이 나열되어 참가자들이 경험과 이야기를 공유하도록 심층 인터뷰를 진행했다. 총 8명의 참가자(남성 4명, 여성 4명)가 재택근무 시 사용한 협업툴에 대해 인터뷰했다.

Research goals

  • 1. 근태 및 실적 확인 방식
  • 2. 재택근무 시 사용하는 협업툴 조사
  • 3. 재택근무 환경 및 하루 일과
  • 4. 사용하는 협업툴의 장, 단점
  • 5. 재택근무 시행 전,후 차이 및 특징

Assumption

  • 1. 로그인이나 채팅으로 출근을 알리고 업무 실적은 텍스트 위주의 보고를 한다.
  • 2. 자사 사내 툴을 이용하거나 채팅은 카카오톡, 중요 업무는 메일, 파일공유는 드라이브, 회의는 구글미트나 줌, 웹엑스 등 다양한 툴을 사용한다.
  • 3. 보통 09-18 동안 업무를 하고 개개인 모니터닝 없이 자택에서 양심에 맡겨 근무한다.
  • 4. 텍스트 위주로 업무가 진행되는 만큼 즉각 소통이 상대적으로 불편하고 감정 및 분위기 파악이 어렵다. 누군가에게(보통 인턴에게) 무언가를 교육하는 것도 불편하다. 또한 잦은 업무 보고 과정과 관리자에게 근무자로서 노력을 증명하는 의무감은 업무 가시화의 부담감을 높인다. 관리자는 근무자가 열심히 일하는지 모니터링 할 수 없다는 것에 불안감을 느낀다.
  • 5. 출퇴근 시간의 절약으로 덜 피곤한 상태로 근무가 가능하고 자율적인 업무가 가능하지만 대화의 단절로 다소 우울감을 느끼는 경우가 있다.

Research questions

  • 1. 현재 맡고 있는 업무와 직책이 어떻게 되나요?
  • 2. 재택근무시 근태를 어떤 식으로 확인하나요?
  • 3. 현 근태 확인 프로그램에 대해 어떻게 생각하나요?
  • 4. 재택근무시 개인 업무 현황 및 실적은 어떻게 확인하나요?
  • 5. 재택 시행 전과 비교해 현 실적 확인 방식에 대해 어떻게 생각하나요?
  • 6. 재택근무시 소통 프로그램은 무엇을 사용하나요?
  • 7. 해당 프로그램의 시스템에 대해 어떻게 생각하나요?
  • 8. 재택근무시 주로 이용하는 공간은 어디인가요?
  • 9. 그 공간을 자주 이용하는 이유는 무엇인가요?
  • 10. 재택근무의 하루 일과를 간략하게 정리해본다면?
  • 11. 재택근무를 하면서 좋았던 점은 무엇인가요?
  • 12. 재택근무를 하면서 불편했거나 싫었던 점은 무엇인가요?
  • 13. 재택근무 시행 전과 후, 근무시간 변동이 있나요?
  • 14. 사내 재택근무에 대한 여론은 어떤 편인가요?
  • 15. 재택근무에 대한 선호도가 직책에 따라 다르다고 생각하나요?
  • 16. (다르다면) 그 이유가 무엇이라고 생각하나요?
  • 17. 현 직장에 대한 만족도는 어떠한가요?
  • 18. 현 직장에 근무하는 이유는 무엇인가요?
  • 19. 직장 생활에 있어서 가장 중요한 점은 무엇이라고 생각하나요?

Participants

  • • age between 24 and 35
  • • 재택근무를 통한 협업툴 경험자

Research synthesis

Empathy analysis

사용자 인터뷰에서 수집한 정성적 데이터를 종합하기 위해 사용자 전반의 패턴을 식별하여 인사이트를 찾았고 그에 따른 사용자 니즈를 정리했다.

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User persona

가장 중요한 사용자 그룹의 주요 요구 사항을 해결하기 위해 사용자의 지향점 및 니즈에 대한 리서치를 바탕으로 사용자 페르소나를 만들어 주요 사용자 특징을 나타냈다. 여기 서울에 사는 33세 엔지니어 최건우가 있다. 그는 업무상 효율성을 중요하게 생각하는 편이며 그는 현재 이용하고 있는 협업툴의 불편한 점과 개선점을 생각하는 중이다.

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02 Strategy

To be

해결하려는 문제를 정의하기 위해 목표 지향적 방식으로 아이디어를 낼 수 있는 관점(as is) 을 사용자 니즈로부터 추출하고 아이디어의 틀을 잡기 위한 “To be” 내용을 정리한다.

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Product goals

선행 리서치를 통해 제품의 향후 개발을 위한 가이드이자 웹사이트에 포함할 기능을 결정하기 위한 기준표 역할을 할 프로젝트 목표를 정리했다. 내 사용자 페르소나와 리서치 분석에서 사용자 목표를 요약하여 kakaowork의 서비스 개선 방향을 설정했다.

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Sitemap

제품 목표를 설정하고 포함할 기능을 결정한 후 사이트맵을 사용하여 모바일 앱의 구조를 구축했다. 사이트맵은 콘텐츠 간의 관계를 시각화하고 계층 구조를 검토하는 데 도움이 된다.

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03 Design

Task flow

어떤 디자인할지 결정하기 위한 사용자의 주요 흐름을 식별하는 특정 페이지의 업무 흐름을 정리했다. 카카오워크의 핵심 기능을 중심으로 한 작업 흐름을 만들어 필요한 단계를 생각하고 세부적인 사용자 경험을 검토했다.

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User flow

작업 흐름을 기반으로 시나리오가 설정된 작업에 해당하는 사용자 흐름을 매핑했다. 웹사이트에 대한 사용자의 감정에 따라 사용자가 취할 조치를 생각할 수 있도록 결정 트리를 추가했다.

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Wireframe

작업 흐름 및 사용자 흐름에서 식별된 주요 화면 UI를 구체적으로 디자인 하기에 앞서 페이지 구성을 위한 와이어 프레임을 제작했다.

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UI design

와이어프레임을 바탕으로 사용자의 작업 흐름을 고려한 구체적인 UI를 제작하였다. pc와 모바일 버전 두 가지를 디자인하였으며 기존 모바일 버전에 없었던 보드 영역을 설계하였다.

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kakaowork mobile

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